Propuesta para Tibisay Hoteles, piloto en Canaima

Del anuncio a la reserva confirmada.

Un panel comercial para el hotel: contesta el WhatsApp al instante, no deja que ningún interesado se enfríe y les muestra qué anuncio trajo cada reserva.

1Ven el anuncio y escriben
2Les contestan al momento, a cualquier hora
3Reservan, y ustedes saben de dónde vinieron

Empezar con el diagnóstico Ver el WhatsApp en acción

TH

tibisayhotelesPublicidad

Canaima en diciembre. 3 noches frente a la laguna, con excursión al Salto Ángel.

TH

Tibisay Canaimaen línea

Hola! cuánto sale para diciembre?

Asistente¡Hola! Con gusto. ¿Qué fechas tienen en mente y cuántas personas viajan?

del 20 al 23, somos 2 adultos y un niño de 8

Llegada 20 dic 3 noches 2 adultos, 1 niño

AsistenteListo. Andreína les prepara la cotización ahorita mismo.

Reservas de diciembre

Cotizado 12

Tentativa 6

Confirmada 24

Familia Rondón20–23 dic · $1.140

Vino del anuncio Salto Ángel, diciembre $4,38 de pauta por mensaje · $42 por reserva

Ejemplo ilustrativo

La pauta funciona. Lo que se pierde está después.

Lo que nos contaron en la reunión del 9 de octubre: unos $1.000 al mes en pauta para Canaima, unos 300 mensajes y unas 6 reservas.

6de 300

Cada punto es un mensaje de WhatsApp al mes. Hoy salen unas 6 reservas, y no se sabe qué anuncio trajo cada una.

Meta del piloto: 24 de 300, cuatro veces lo de hoy, con la misma pauta. El número real sale del diagnóstico.

Fase 2 · WhatsApp comercial, en acción

Así atendería su WhatsApp.

Una conversación de ejemplo, del anuncio a la reserva y de vuelta un año después. En el teléfono, lo que ve el huésped; en el panel, lo que ve el hotel al mismo tiempo. Las respuestas del asistente las deciden ustedes, y cualquier chat se puede tomar cuando quieran.

1 de 5Escriben a medianoche2 de 5Preguntan lo de siempre3 de 5Nadie se queda esperando4 de 5Abonan y queda confirmada5 de 5Un año después

Toquen un capítulo para saltar.

Panel del hotelEsperando el primer mensaje…Nuevo contacto. Vino del anuncio "Salto Ángel, diciembre".Leyó fechas y personas del mensaje.Pidió el 24 dic y no había cupo: queda en el calendario de demanda.Aceptó otra fecha. Esa reserva no se perdió.Contestó con las preguntas frecuentes que escribió el hotel.Datos completos: pasa a Calificado.Asignado a Andreína: era quien tenía menos chats.Resumen del chat listo para Andreína.Carolina escribió. El chat es de Andreína.15 minutos sin respuesta: avisamos a gerencia.Andreína envió la cotización: pasa a Cotizado.Llegó un comprobante de pago.Reserva confirmada: $1.140.Venta enviada a Meta: la pauta aprende qué anuncio trae reservas.Grupo "Vinieron en diciembre 2026": 23 huéspedes.Más de 24 h sin hablar: solo se envía plantilla aprobada.Vuelve con Andreína: ya la atendió antes.

11:4011:4011:4111:4111:4111:4211:4211:4311:4311:4311:4411:448:028:1810:3110:349:009:129:13

TH

Tibisay Canaimaen líneaescribiendo…

Hoy

Canaima en diciembreAnuncio de tibisayhotelesHola! vi esto, cuánto sale para diciembre?11:40 p. m.

Asistente · Tibisay¡Hola! Bienvenida a Tibisay Canaima. Con gusto le ayudo. ¿Con quién tengo el gusto?11:40 p. m.

Carolina Rondón11:41 p. m.

Asistente · TibisayUn gusto, Carolina. ¿Para qué fechas sería y cuántas personas viajan?11:41 p. m.

del 24 al 27, somos 2 adultos y un niño de 811:41 p. m.

Asistente · TibisayEsas fechas ya se llenaron. Con el mismo plan tengo cupo en estas:11:42 p. m.

17 al 20 de diciembre2 al 5 de eneroLista de espera

17 al 20 de diciembre11:42 p. m.

se puede pagar en bolívares? y cómo se llega?11:43 p. m.

Asistente · TibisaySí, en dólares o en bolívares. A Canaima se llega en avioneta desde Puerto Ordaz o Ciudad Bolívar, y el traslado puede ir en la cotización.11:43 p. m.

Asistente · Tibisay¿Prefieren habitación familiar o el paquete con excursión al Salto Ángel?11:43 p. m.

Habitación familiarPaquete Salto Ángel

Paquete Salto Ángel11:44 p. m.

Asistente · TibisayPerfecto. Andreína, de reservas, les envía la cotización mañana a primera hora. ¡Feliz noche!11:44 p. m.

Mañana

Buenos días! ya tienen la cotización?8:02 a. m.

Andreína · Tibisay¡Buenos días, Carolina! Aquí va: 3 noches del 17 al 20 de diciembre, paquete Salto Ángel, 2 adultos y 1 niño: $1.140. Con el 50% les apartamos la habitación.8:18 a. m.

Listo, ahí va el abono10:31 a. m.

Andreína · Tibisay¡Recibido, Carolina! Quedan confirmados del 17 al 20 de diciembre. Unos días antes les escribimos con todo lo del viaje.10:34 a. m.

Noviembre 2027

Hola, Carolina. Hace un año estuvieron en Canaima. Este diciembre tenemos cupo del 15 al 21. ¿Les preparamos algo?Para no recibir más mensajes, respondan NO.9:00 a. m.

Quiero cotizarAhora no

Quiero cotizar9:12 a. m.

Andreína · Tibisay¡Qué alegría, Carolina! ¿Viajan los mismos tres? Les reviso el cupo ahorita.9:13 a. m.

Ejemplo ilustrativo · abajo, lo que ve el hotel ↓

Panel del hotelEn vivo

?CR

Nuevo contactoCarolina Rondón+58 414 ••• ••21 · WhatsApp

AsistenteAndreína

Nuevo
Calificado
Cotizado
Confirmada

Vino de: —Anuncio Salto ÁngelSalto Ángel · $42 por reserva
Fechas: —24 al 27 dic17 al 20 dicPor definir
Personas: —2 adultos, 1 niño
Habitación: —Paquete Salto Ángel
Ventana 24 h: —AbiertaCerradaAbierta
Valor: —$1.140Antes: $1.140

Carolina espera respuesta0:001:002:003:004:005:006:007:008:009:0010:0011:0012:0013:0014:0015:00

Carolina lleva 15 minutos sin respuesta. Avisamos a gerencia.

09:12Vuelve con Andreína: ya la atendió antes.
09:00Más de 24 h sin hablar: solo se envía plantilla aprobada.
09:00Grupo "Vinieron en diciembre 2026": 23 huéspedes.
10:34Venta enviada a Meta: la pauta aprende qué anuncio trae reservas.
10:34Reserva confirmada: $1.140.
10:31Llegó un comprobante de pago.
08:18Andreína envió la cotización: pasa a Cotizado.
08:1715 minutos sin respuesta: avisamos a gerencia.
08:02Carolina escribió. El chat es de Andreína.
23:44Resumen del chat listo para Andreína.
23:44Asignado a Andreína: era quien tenía menos chats.
23:44Datos completos: pasa a Calificado.
23:43Contestó con las preguntas frecuentes que escribió el hotel.
23:42Aceptó otra fecha. Esa reserva no se perdió.
23:42Pidió el 24 dic y no había cupo: queda en el calendario de demanda.
23:41Leyó fechas y personas del mensaje.
23:40Nuevo contacto. Vino del anuncio "Salto Ángel, diciembre".

Por qué vale la pena.

Tres datos de la industria que explican de dónde sale la mejora.

7×

más probable concretar un interesado cuando se le responde en menos de una hora.

Oldroyd y otros, Harvard Business Review, 2011

15–25%

cobran las agencias en línea por reserva. Una reserva directa cuesta mucho menos.

Sojern y Hospitalitynet, 2026

−10%

costo por venta, en promedio, cuando los anuncios de WhatsApp se optimizan por ventas y no por mensajes.

Meta, estudio global 2024

Así se vería el sistema.

Pedazos de las pantallas que va a usar su equipo. Los datos son de ejemplo; el diagnóstico pone los suyos.

Fase 1 · Ver y medir

Cuánto cuesta cada mensaje, cada día, por campaña.

Gasto, mensajes y costo por mensaje de cada anuncio.
Enlaces y formularios marcados para saber de qué campaña viene cada contacto.
A qué horas escriben y cuándo no hay nadie para contestar.
Sugerencias claras: qué subir, qué pausar y por qué.

32 horas1 a 2 semanas

Anuncios · CanaimaÚltimos 30 días

CampañaMensajesPor mensajeReservas

Salto Ángel, diciembre$4,3810

Laguna, fin de semana$4,485

Paquete familia$3,554

Promo genérica$9,550

Muevan los $210 de "Promo genérica" a "Paquete familia". Cada mensaje sale a menos de la mitad y ya trajo 4 reservas.

Fase 2 · WhatsApp comercial

Nadie se queda esperando, y cada chat tiene su responsable.

El WhatsApp del hotel en un servidor propio, con una bandeja para todo el equipo.
Un asistente contesta al instante, pide fechas, personas y habitación, y resume cada chat.
Si un cliente lleva 15 minutos sin respuesta, la gerencia se entera.
Cada interesado avanza de cotizado a hospedado. Si se pierde, queda el motivo.
Cada intento de contacto queda como toque, positivo o negativo, y el sistema avisa cuándo toca insistir.
Cada reserva confirmada vuelve a Meta, para que la pauta busque gente que reserva.

72 horasunas 3 semanas

Ver la conversación completa ↑

ConversacionesHoy

MR

María Rondón

Resumen: 2 habitaciones, 22 al 26 dic, abona hoy

Reserva tentativaAndreína

JP

José Pérez

¿Tienen habitación para 4 en enero?

Esperando 15:00Carla

LG

Luisa Guerra

Asistente: ¿para qué fechas sería?

CalificandoAsistente

José Pérez lleva 15 minutos sin respuesta. Avisamos a gerencia.

Fase 3 · Huéspedes que vuelven

El que ya vino es el más fácil de traer de nuevo.

Base de huéspedes a partir del sistema del hotel.
Grupos listos: quién vino hace un año, quién preguntó y no reservó.
Qué fechas les piden y no tienen cupo, para decidir tarifas y temporadas.
Mensajes por WhatsApp con plantillas aprobadas y topes para no saturar.

24 horas1 semana

Vinieron en diciembre 202523 huéspedes

CM

Carlos Medina4 personas · 3 noches

$1.320

AV

Ana Velásquez2 personas · 2 noches

$640

RS

Ricardo Salas5 personas · 4 noches

$1.980

Plantilla: "Vuelve a Canaima esta temporada"

El panel de gerencia.

Lo que ven los dueños cada mañana: dónde se va la plata, dónde se pierde la gente y cuánto va a entrar. Datos de ejemplo de un diciembre.

Del anuncio a la reserva, por campaña

300 mensajes · 100 cotizados · 24 reservas

Salto Ángel, diciembre96 → 34 → 10$42 de pauta por reserva

Laguna, fin de semana58 → 21 → 5$52 de pauta por reserva

Paquete familia31 → 14 → 4$28 de pauta por reserva

Promo genérica22 → 6 → 0sin reservas

Sin anuncio93 → 25 → 5orgánico

Uno de cada tres mensajes llega a cotización, y uno de cada cuatro cotizados reserva. Salto Ángel trae 10 de las 24 reservas a $42 de pauta cada una; Promo genérica trae mensajes pero ninguna reserva.

Cuándo escriben

Mensajes por día y hora

0 h6 h12 h18 h

PocosMuchosEquipo atendiendo

El 64% de los mensajes llega cuando no hay nadie atendiendo, sobre todo de noche y el domingo. Ahí contesta el asistente.

Cuánto va a entrar

Diciembre

Confirmado$9.600

Esperado$1.700

Meta$12.000

Cotizado20%

Tentativa60%

Con abono100%

Ya está confirmado el 80% de la meta. Con lo que viene en camino llegan al 94%: faltan $700, y salen de mover las tentativas.

Fechas que piden

Diciembre 2026 · lo que pidieron, hubiera cupo o no

12345678910111213141516171819202131

NormalMucha demandaPidieron y no había cupo

47 personaspidieron del 22 al 30 y no había cupo. Esa demanda no tiene por qué perderse.

Toquen un día en rojo para ver el detalle.

19 aceptaron otra fecha. En el mismo chat se les ofreció del 17 al 21 o la primera semana de enero.
Tarifa de temporada. Los días que se llenan solos aguantan un precio más alto.
Lista de espera. Si alguien cancela, el cupo se le ofrece primero a quien lo pidió.

El viajero de afuera planifica con meses de anticipación: si no hay cupo y nadie le ofrece otra fecha, elige otro destino.

Por qué se pierden

Motivos de las reservas perdidas

Preciodecisión del huésped31%

No había cupose puede mover24%

Dejó de contestarse puede mover22%

Cambió las fechasdecisión del huésped13%

Eligió otro destinodecisión del huésped10%

Casi la mitad se pierde por cosas que el hotel puede cambiar: cupo y seguimiento.

Cuántos toques hacen falta

Intentos de contacto hasta que responden

−WhatsApp→ −Llamada→ +Respondió

Toque positivo: respondióNegativo: no hubo respuesta

Al primer toque48%

Al segundo21%

Al tercero13%

Nunca respondió18%

Uno de cada tres responde recién al segundo o tercer toque. Sin seguimiento, esos se pierden.

La lógica detrás.

Lo que no se ve pero hace que los números sean confiables. Cada mensaje, clic y reserva recorre este camino.

1

Meta y WhatsApp

Anuncios, clics y mensajes llegan como eventos, al momento.

2

Verificación

Firma de Meta, sin duplicados, teléfono en formato internacional.

3

Un huésped, una ficha

Anuncio, chat y reserva se unen en la misma persona.

4

Reglas

Califica, asigna asesora, vigila los 15 minutos y marca cuándo insistir.

5

Panel y alertas

Embudo, pronóstico y avisos, siempre al día.

6

De vuelta a Meta

La reserva confirmada regresa como venta, con su valor.

El ciclo se cierra: Meta aprende qué anuncios traen huéspedes que pagan, no solo gente que escribe.

Solo entra lo que viene de Meta

Cada mensaje se verifica con su firma digital antes de tocar la base de datos.

Nada se cuenta dos veces

Cada evento lleva un identificador único, aunque Meta reintente el envío.

La huella del clic

Guardamos el identificador de cada clic en el anuncio, y con él unimos anuncio y reserva.

Cada toque cuenta

Cada intento de contacto queda en la ficha: positivo si el cliente respondió, negativo si no. Se sabe cuál fue el primero, cuál el último y cuándo toca insistir.

El número no se bloquea

Se respeta la ventana de 24 horas de WhatsApp: fuera de ella, solo plantillas aprobadas.

Sus datos, en su servidor

La información del hotel vive en un servidor propio, con accesos por rol.

Una nota honesta: con pocas reservas al mes, Meta aprende más lento. El beneficio de devolverle las ventas crece a medida que crece el volumen.

Por etapas, en horas.

Empezamos con un diagnóstico corto. Con lo que encontremos ahí confirmamos el alcance y las horas de cada fase.

Etapa	Semanas	Horas
Diagnóstico	1	16
Fase 1 · Ver y medir	1–2	32
Fase 2 · WhatsApp comercial	3	72
Fase 3 · Huéspedes que vuelven	1	24
Total	6–7	144 h

Se cobra la hora trabajada, con tarifa especial por ser el piloto.

Las horas son un estimado con tope. Si usamos menos, cobramos menos. Nunca pasamos de 15% por encima sin su aprobación, y si cambia lo pedido lo reestimamos juntos.

Cada etapa se paga 50% al empezar y 50% al entregar. Pueden parar después de cualquiera: lo entregado queda funcionando y es suyo.

Después de la Fase 3, operación y soporte mensual. La pauta y los mensajes de WhatsApp los siguen pagando directo a Meta.

Cómo trabajamos.

Horas a la vista

Reporte semanal con tarea y fecha. Saben en qué se fue cada hora.

Entrega probada

Cada etapa se prueba con su equipo antes de cobrar el cierre.

Equipo capacitado

Las asesoras aprenden a usar cada parte antes de cerrar la fase.

Sin pago por usuario

Corre en un servidor propio, no en una plataforma que cobra por cada asesora.

Empecemos por saber cuántas reservas se quedan en el camino.

Una semana y 16 horas de trabajo, con sus propios chats y su propia pauta.

1Reunión con quien maneja las redes y con comercialización.
2Revisamos los chats y la pauta, y armamos el informe de impacto.
3Les presentamos el informe y confirmamos las fases con esos números.